Executive Assistant

Siamo oggi alla ricerca di un’ Executive Assistant che riporterà direttamente al Managing Director.

Principali resposabilità del ruolo:

  • gestire l’agenda del Managing Director e del CEO nell’ottica di una pianificazione strategica delle priorità
  • redigere la corrispondenza e filtrare le comunicazioni in ingresso ed in uscita
  • gestire comunicazioni telefoniche e filtrare le chiamate
  • interfacciarsi con clienti / fornitori occasionalmente e ove opportuno occuparsi della loro accoglienza in caso ci raggiungano nella nostra sede
  • interfacciarsi con tutti gli stakeholders aziendali, assicurando tempestività ed efficienza nella gestione delle informazioni e della comunicazione verso l’interno o l’esterno dell’azienda
  • supportare il top management nell’organizzazione quotidiana, inclusi la predisposizione di verbali o sistematizzazione di appunti
  • organizzare viaggi a livello nazionale/internazionale di tutto il personale aziendale
  • gestire l’organizzazione di meeting interni e la predisposizione dei tools necessari
  • preparare report e presentazioni, con gradi di autonomia variabili in funzione dei contenuti
  • preparare documentazionepresentazioni e report, anche di elevata confidenzialità, sia in italiano che in inglese, assicurando elevati standard qualitativi
  • supportare i diversi reparti aziendali con le traduzioni in lingua inglese
  • supportare nell’organizzare fiere e eventi interni/esterni e se richiesto partecipare agli stessi
  • assicurare la tenuta delle sale riunioni e del building in generale, garantendo gli approvvigionamenti necessari e gestendo i rapporti con i diversi fornitori
  • svolgere mansioni di carattere amministrativo (inserimento richiesta d’acquisto nel gestionale)
  • predisporre e finalizzare la documentazione necessaria alla partecipazione ad un Bando, coordinando gli input dei dipartimenti coinvolti
  • supportare l’area vendite nella gestione degli ordini e nella finalizzazione e archiviazione dei contratti, al fine di efficientare i flussi esistenti

Requisiti:

  • Laurea in Lingue o cultura affine
  • Indispensabile la conoscenza fluente della lingua inglese a livello scritto e parlato
  • Esperienza di almeno 2 anni nel medesimo ruolo, a contatto con il Management
  • Capacità di utilizzo di tool di pianificazione, Kanban board o affini (Microsoft Planner, Project o Monday.com).
  • Ottima conoscenza del pacchetto Office (in particolare Word, Excel e Power Point)
  • Familiarità con l’utilizzo di gestionali aziendali
  • Inclinazione positiva verso l’adozione di soluzioni tecnologiche innovative
  • Ottima capacità di problem solving
  • Approccio paziente e positivo, elevate capacità di ascolto
  • Approccio strutturato ed eccellenti capacità organizzative e gestione del tempo, sviluppate in contesti complessi ed internazionali
  • Propositività e capacità di creare allineamento e condivisione con colleghi e team di lavoro
  • Flessibilità, precisione e autonomia

Cerchiamo in primis una persona dotata di riservatezza: il ruolo infatti, a diretto contatto con il Management aziendale, prevede la condivisione di informazioni strategiche e confidenziali.

Sede di lavoro: Lecco

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